T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkki

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä
T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkki, Y-tunnus: 1744949-6
Osoite: Kivenhakkaajantie 12, 04200 Kerava
Sähköposti: paivi@jordan-kilkki.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Päivi Jordan-Kilkki
Puhelin: 041 4559319
Sähköposti: paivi@jordan-kilkki.fi

3. Rekisterin nimi
T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkki pitää kahta erillistä asiakasrekisteriä:

Terveydenhuollon ammattihenkilö Päivi Jordan-Kilkin potilasrekisteri
T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkin asiakasrekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Potilasrekisteri on tarkoitettu terveydenhuollon ammattihenkilönä tuotettujen kuntoutuspalvelujen (esimerkiksi terapia-arvioiden, terapian ja vanhempainohjauksen) järjestämiseen, toteuttamiseen ja laskutukseen. Potilasrekisterin ylläpitäminen on itsenäisenä ammatinharjoittajana toimivan terveydenhuollon ammattihenkilön lakisääteinen velvollisuus.

T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkin asiakasrekisteri perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn asiakassuhteeseen. Se on tarkoitettu muiden kuin terveydenhuollon palvelujen, esimerkiksi koulutus-, työnohjaus- ja tutkimuspalvelujen suunnitteluun, toteuttamiseen ja kehittämiseen.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuoja- lainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Rekisterien sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

5. Rekisterin tietosisältö

Potilasrekisteri: Terapia-asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero), laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot, hoito- tai kuntoutusvastuussa olevan tahon yhteystiedot, omaisten ja lähiyhteisön jäsenten yhteystiedot, laskutustiedot, tutkimus- ja hoitotiedot, terapiasopimuksessa ja terapiasuunnitelmassa yksilöidyt tiedot, terapian toteutukseen liittyvät tiedot, valokuvat ja videot sekä muut kuntoutuksen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä potilastietoja. Lait: Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992). Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Asiakasrekisteri: Asiakkaasta voidaan tallentaa muun muassa seuraavan kaltaisia tietoja: nimi, yhteystiedot, työpaikan tai yhteisön tiedot, asiakassuhteen aikana kirjatut muut tiedot, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Potilasrekisterin sisältämät potilastiedot säilytetään terveydenhuollon lainsäädännön edellyttämän ajan.

Asiakasrekisterin sisältämät tiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoitamisen kannalta on tarpeellista.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Potilasrekisterin tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavilta tahoilta: asiakas (=kuntoutuja, potilas) itse, asiakkaan omaiset, asiakkaan lähiyhteisön jäsenet (esim. koulun, päiväkodin, asumisyksikön, päivä- toiminnan henkilökunta), hoito- tai kuntoutusvastuussa olevat terveydenhuollon yksiköt, Kela.

Asiakasrekisterin tietoja saadaan ensisijaisesti henkilöasiakkaalta itseltään. Tietoja saadaan myös palvelun tilaajaorganisaatiolta, mikäli henkilö itse ei ole palvelun tilaaja.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajien ryhmät

Tietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Potilasrekisterin tietoja luovutetaan asiakkaalle itselleen ja hänen lailliselle edustajalleen (esimerkiksi lapsen huoltajille) sekä hänen/heidän suostumuksellaan ja lainsäädäntöön perustuen muille hoitoon ja kuntoutukseen osallistuville tahoille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.

10. Rekisterin suojauksen perusteet

A Manuaalinen aineisto

Potilasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat säädetty Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n mukaan salassa pidettäviksi ja Henkilötietolain (523/1999) 32 §:n mukaan suojattaviksi. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaaliset tiedot säilytetään valvotuissa ja kahden lukon takana olevissa tiloissa.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Osa sähköisistä tiedoista tallennetaan ulkoiselle kovalevylle ja tietoja käsitellään tietokoneella, jota ei ole kytketty verkkoon. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen.

11. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

13. Rekisteröidyn oikeus vastustaa suoramarkkinointia (kielto-oikeus)

Potilasrekisterin tietoja ei milloinkaan käytetä markkinointitarkoituksiin. Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää ainoastaan T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkin omien palvelujen kohdennettuun markkinointiin. Henkilötietolain mukaan rekisteröity voi antaa rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti mukaan lukien suoramarkkinointitarkoituksiin tapahtuva profilointi. Voit siis kieltää yhteystietojesi käyttämisen myös T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkin palveluista tiedottamiseen ja markkinointiin.

14. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 15 mukaisesti.

15. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Edellä kuvattuihin oikeuksiin liittyvät tiedustelut ja pyynnöt lähetetään kirjallisesti omalla allekirjoituksella varustettuna rekisterinpitäjälle. Ennen tiedusteluun tai pyyntöön vastaamista rekisterinpitäjä varmistaa yhteydenottajan henkilöllisyyden.

PÄIVI JORDAN-KILKKI

TERAPIA

TYÖNOHJAUS

KOULUTUS

YHTEYSTIEDOT

T:mi Psykoterapia Jordan-Kilkki

TIETOSUOJASELOSTE